Pol Vincter

Quelle belle journée j’ai passée en compagnie de M. Pol Vincter, consultant d’organisations qui veulent explorer la théorie de la qualité.

Le texte ci-dessous est un résumé de mes notes personnelles prises pendant une session en compagnie de M. Pol Vincter. La session avait lieu à Grand-Sault le mercredi 28 avril 2004.

En premier, nous avons débuté la session avec une activité ou il fallait passer un dossier d,une personne à l’autre, la première fois on compte le temps ensuite on trouve un moyen de le passer plus vite et de diviser le temps en deux.

Cela démontre ce qu’il faut pour s’améliorer : de la collaboration, une nouvelle organisation (réseaux), ça prend un plan, un initiateur, une idée, un but, un leader (ce n’est pas toujours la même personne qui commence, fait et termine les choses), une nouvelle attitude.

M. Vincter nous propose un schéma sur la manière que les adultes apprennent.

Même si on fait rien (discipline, sondage, rapports, etc…), la plupart du temps, les choses pourrait se régler quand même.

Pour améliorer les apprentissages, il faut regarder :

1- Compétences académiques (lecture, calcul…)
2- Compétences à valeur ajoutée (leadership, créativité, innovation…)
3- Compétences essentielles en

a- Contenu (français, math, sciences, etc…)
b- Processus (écoute active, résolutions de conflits, travail en équipe, etc…)

En éducation le fournisseur et les clients sont les parents. On doit donc créer des partenariats avec les parents pour améliorer la communication avec ceux-ci. On veut que les parents soins de leurs enfants pour qu’ils soient plus disposés à apprendre. Mieux sont les enfant qui arrivent dans le système plus facile c’est de leur rendre service.

Il faut faire ce qui est urgent et important.

Souvent les problèmes les plus pressant ne sont pas trop complexes. Se ne sont pas des problèmes systémiques mais des problèmes spécifiques. M. Vincter explique la différence entre ces deux types de problèmes avec le schéma suivant.

Il y a deux sortes d’erreurs selon Shewhart

1- Penser qu’un problème spécifique est un problème systémique
2- Penser qu’un problème systémique est un problème spécifique.

Shewhart dit qu’à chaque fois qu’on se trompe on double le temps de résolution. Par exemple, 30 % des cancers sont spécifiques et 65 % sont systémiques.

La qualité en éducation
C’est un système de gestion des données et des informations qui, tout en mettant l’accent sur le respect de la dignité de l’individu, vise à continuellement améliorer la satisfaction de sa clientèle (les parents), tout en diminuant les coûts de fonctionnement, et en favorisant un partenariat communautaire participatif.

Ce système inclus toutes les fonctions et composantes, fournisseurs, employés, fonction, clientèles.

Comment faire cela ?
Confronter les problèmes les plus pressants et vite, former des leaders, avoir une vision et des buts, donner aux gens des priorités claires et réalistes, équiper les gens avec les outils nécessaires, créer un réseau ou une structure qui connecte tous les efforts et prendre son temps; le changement est continuel (4 ans).

Selon certains gestionnaires japonais, il faut utiliser l’effet du ver de terre. Utiliser un outil d’expansion et ensuite de contraction.

Outils pour affronter les 2 types de problèmes.
Diagramme d’affinités (Jiro Kawakita (KJ)) pour clarifier la réponse à une question: (avec 5-8 personnes), une vingtaine de cartes, grosses lettres visibles à distance, la réponse doit avoir 4 à 8 mots, spécifique et détailler. Par exemple, répondre à la question (20 fois) : Quelles sont les tâches organisationnelles importantes (ne visant pas l’instruction) qui doivent absolument accomplies par la gestion/direction pour que l’école fonctionne bien. On ne discute pas les réponses, premièrement on en fait la collecte des idées.

2ième étape : La technique du triage silencieux. On peut passer beaucoup d’information en peu de temps. Et on place en pile ou en colonne les cartes qui ont les mêmes affinités. On ne peut pas parler ou influencer le choix des autres personnes de l’équipe. On se lève debout et on atteint un consensus lorsque les gens ont terminé et qu’il n’y a pas de changement de cartes. Si des gens ne s’entendent pas sur la colonne où la carte devrait être, on en fait une deuxième carte pour quelle soit dans les deux colonnes. On donne des cartes de couleurs (20) ensuite on donne un nombre de carte d’une autre couleur au dessus de chaque colonnes. C’est un outil de clarification. On peut ensuite créer la carte d’entête (3ième étape). Sur une carte d’entête, on place l’idée de l’essence des idées de la colonne. On distille l’information. L’idéal serait de placé un seul mot qui résume bien les idées retrouvées dans la colonne. Une bonne carte d’entête peut informer une personne qui n’a jamais discuté du sujet avant. Ensuite on colle et on assemble toutes les cartes avec du ruban à l’arrière. Ensuite on affiche sur le mur et on célèbre les réponses. Pour les grands groupes, on divise le groupe en équipe de 8 à 10 personnes. Lorsqu’il y a 7 cartes qui reviennent dans les entêtes, cela représente une tendance statistique. Au début, il y a confusion et ensuite on a de la clarté. C’est la même chose avec les plaintes. Est-ce qu’on panique à la première plainte. Si on en a 7, il faut boucher le trou d’où viens le problème.

On peut aussi se servir de cet outil pour faire du counselling. On écrit sur les cartes les problèmes qui nous tracassent. On trie les cartes avec ce qui est semblable. On fait des cartes d’entêtes et on place les cartes en séquence. Quoi arrive quand ??? On pourrait l’utiliser à l’école pour répondre. Quel est le rôle de l’enseignant à l’école ? Que fais-on à l’école pour répondre aux besoins des élèves en difficultés ? Pour les garçons… Code de vie…un prof en difficulté, évaluation de l’école (sondages…mettre de la clarté), plan de réussite, climat de l’école, les facteurs qui favorisent un climat positif à l’école. La clé c’est de trier en silence. Tout le monde a une opinion mais il faut savoir si nos opinions contribuent à faire avancer la clarification du problème.

On retrouve dans les organisations du Japon

MUDA = Gaspillage de temps d’argent et de gens.
MURA : La variation
MURI : Le stress

Si je trouve dans mon système c’est qu’il y a beaucoup de manière de concevoir les responsabilités. Il faut voir à la variation. La variation est l’ennemi de la qualité. Il y a des variations dans la compréhension des tâches et la réalisation des tâches. C’est quoi notre travail. Cette variation cause du stress et du gaspillage de temps et d’énergie. La variation est l’ami du poète, du peintre, du photographe, de l’auteur et de la musicienne. Le photographe recherche des endroits qui sont en confrontation. Plage (rencontre entre la mer et la terre). Ça fait de plus belles photographies. En éducation, on évite la variation on tend à une certaine conformité. On essaie de traiter les gens de la même façon.

Autre outil : La boîte morphologique. Outil pour créer des solutions Par exemple si on veut écrire un nouveau roman policier. Il faut les composantes critiques suivantes ; une victime, un meurtrier, enquêteur (Héro), une scène, une arme, un motif, etc.… alors on fait un tableau en deux avec cette liste ci-dessus et dans la colonne de droite on met des idées de manifestations visibles. Par exemple ; le Curé (victime), l’amant (meurtrier), etc…On peut mettre plus qu’un choix…Ensuite en équipe, on choisis notre cheminement en encerclant les items qu’on veut utiliser. On relie les cercles…À l’école on place à gauche les 5 ou 6 choses qu’on veut explorer dans un problème particulier. Comme l’apprentissage coopératif dans l’école. Ensuite on écrit des manifestations de chaque composante. On s’entend par la suite pour une manifestation pour chaque composante de gauche. Au début de l’activité, il y a seulement des choses d’écrites à gauche. Les participants remplissent la partie de droite. On permet les discussions. On l’utilise quand on veut construire quelque chose avec beaucoup d’options. Une boîte de 10 par dix offre 10 milliards de possibilités. Le pouvoir est qu’une équipe de 5 personnes devrait faire des remue-méninges pendant 3800 ans pour arriver au même nombre de possibilités.

La stratégie ; il faut penser stratégiquement. On pose 4 questions :

1- Qu’est-ce qu’on arrête de faire ?
2- Qu’est-ce qu’on continue de faire (on écoute la voix de la clientèle) ?
3- Qu’est-ce qu’on change ?
4- Qu’est-ce qu’on a jamais fait et qu’on veut commencer ?